Советуют профессионалы: как выбрать своего идеального свадебного организатора?

Бывает ли такое, что жених и невеста долго и придирчиво выбирают свадебное агентство, а в итоге остаются разочарованы самой свадьбой или подготовкой к ней? Случается... Почему же так происходит и как этого избежать?

Сегодня вы получите ответы на все вопросы, которые могут возникнуть при выборе организатора свадьбы! Для этого мы не менее долго и придирчиво опрашивали руководителя известного московского свадебного агентства Ольгу Купцову. Мнению Ольги можно доверять, ведь за 10 лет работы в event-сфере она организовала и провела на высоком уровне десятки свадеб и других мероприятий, общалась с сотнями влюблённых пар и лично знает всех ведущих игроков свадебного мира столицы.

Редакция The-Wedding.ru задала эксперту тысячу и один вопрос и объединила всю полезную и важную для молодожёнов информацию в одной статье. Берите на заметку!

На что, в первую очередь, стоит обратить внимание при выборе свадебного агентства?

Уточните ценовой сегмент агентства. С какими бюджетами оно работает? Если минимальный бюджет свадьбы для этого агентства приближен к вашему максимуму или превышает его, то стоит продолжить поиски. У каждого агентства есть ряд партнёров с определёнными расценками, при сотрудничестве с которыми они достигают той картинки, которую вы видите у них в портфолио. Предложить вам такой же уровень, но намного дешевле никто не сможет.

Запишитесь на встречу. Как правило, первая встреча-консультация бесплатна для будущих молодожёнов. Личное общение необходимо, ведь впереди вас ждут месяцы совместной подготовки. Представители агентства должны быть не только профессионалами, но и людьми, с которыми вам приятно и легко общаться.

Обязательно ли наличие у агентства офиса?

Безусловно, это ощутимый плюс. Офис удобен для общения с клиентами и обсуждения нюансов в рамках подготовки к свадьбе. Но всё чаще практикуются встречи в других, более неформальных местах. Их предпочитают занятые пары, ограниченные во времени. Как правило, это кафе неподалёку от дома или места работы – в этом случае организаторы подстраиваются под пару.

В остальном наличие офиса – это, в первую очередь, комфорт для рабочего коллектива, рабочее пространство, где над свадьбами трудятся менеджеры. Момент с офисом – не принципиальный. Если у агентства хорошо организован рабочий процесс и это не сказывается на качестве работы, можно обойтись и без него.

Нужен ли агентству собственный сайт или можно обойтись страничками в соцсетях? Как часто нужно обновлять информацию и фото о своей работе на своих ресурсах в сети?

У агентства обязательно должен быть информационный сайт! На мой взгляд, важно, чтобы пара могла без спешки, в комфортной домашней обстановке просмотреть портфолио агентства, найти ответы на свои основные вопросы ещё до встречи с организатором. Это всем экономит время. Что должно быть на сайте?

• команда: кто стоит за красивыми картинками в портфолио
• реализованные свадьбы
• описание и стоимость услуг
• ссылки на публикации: это поможет сформировать впечатление об экспертности команды
• контактные данные

Обновлять сайт оптимально по итогам каждого сезона. Так вы презентуете новым парам свои актуальные проекты, которые отражают последние тенденции в свадебном мире и в целом демонстрируют уровень агентства. Странички в соцсетях желательно обновлять чаще – один-два раза в месяц.

Стоит ли верить отзывам? Где искать достоверные отзывы и как отличить их от заказных?

Ищите отзывы о работе с агентством не только на их сайте, но и обязательно на других интернет-ресурсах: в тематических сообществах в соцсетях, на свадебных форумах. В любом случае полноценное впечатление вы сможете составить только по итогам личной встречи с организатором.

Если вам не достаточно работ из портфолио и вы не смогли принять решение после личной встречи, попросите у агентства контакты невест, для которых они уже организовали торжество. Это необычная практика, никто не хочет лишний раз беспокоить людей, но в исключительных случаях вам могут пойти навстречу. Уверена, никто из клиентов, которые остались довольны работой агентства, не откажет в небольшом разговоре и поделится впечатлениями с парой, которой только предстоит пережить этот увлекательный период.

Часто ли пары выбирают организатора по рекомендации?

В свадебное агентство Ольги Купцовой большинство пар приходит именно по рекомендациям. Кто-то из наших молодожёнов делится контактами с друзьями и родственниками или жениху и невесте в недавнем прошлом довелось быть гостями на свадьбе, которую мы организовали. Это лучшая мотивация – делать наши проекты так, чтобы у всех оставались самые приятные впечатления и люди с лёгкостью советовали нас знакомым.

Когда у пары есть рекомендация, им самим чуть проще принять решение. И всё же я считаю, что при выборе агентства важно опираться только на собственные эмоции и впечатления, рекомендации лучше воспринимать лишь как дополнительный аргумент.

Каким должно быть портфолио свадебного агентства?

Здесь нет какого-либо стандарта, всё дело в реализованных праздниках. Они должны восхищать вас! Если вы чувствуете, что ваши вкусы с агентством совпадают, то не сомневайтесь – вы останетесь в восторге от результата!

Оптимально, чтобы в портфолио было не 2-3 свадьбы, а 8 и более. И это должна быть не парочка лучших кадров, а большая серия фото, в полной мере отражающих стиль свадьбы, элементы декора, главные моменты церемонии и банкета. Чем больше красивых проектов вы увидите, тем легче вам будет сформировать впечатление.

Личная встреча: на что обратить внимание, чтобы распознать высокий уровень организатора и его опыт? Какие вопросы следует задать организатору на первой встрече?

Личная встреча – самый важный момент на стадии принятия решения о выборе организатора свадьбы. Только в процессе живого общения вы сможете составить впечатление о том:

• насколько менеджер агентства подготовился к встрече с вами. Подготовка начинается ещё до встречи, если вы договаривались заранее. Организатор задаёт ряд вопросов о вашем событии, чтобы подобрать необходимую информацию накануне и не тратить на лишние минуты во время встречи.
• насколько организатор уловил ваше настроение и пожелания к празднику, какие идеи, площадки и формат он вам презентует.
• насколько человек заинтересован и приятен вам в общении, показался ли он вам опытным и компетентным специалистом.
• насколько оперативно и точно организатор реагирует на ваши вопросы, пожелания, способен ли снять волнение и избавить от переживаний.

Вопросы, которые стоит обсудить на первой встрече:

1. Выбрать формат свадьбы (городская, загородная или зарубежная, ЗАГС или выездная церемония).
2. Определиться с местом торжества: закрытое помещение (ресторан/зал/лофт) или свадьба на природе (шатёр/веранда) и т.д.
3. Обсудить стиль свадьбы.
4. Обговорить, что входит в услуги агентства (на всех ли этапах подготовки к свадьбе вас сопровождает организатор, каков круг его обязанностей непосредственно в день свадьбы, сколько менеджеров будет на свадьбе и какова их роль).
5. Уточнить, может ли агентство быть на связи в режиме 24/7. Если есть ограничения, то лучше сразу их обсудить.
6. Обозначить бюджет свадьбы. Выяснить, насколько критично для вас выйти за его пределы. Профессиональное агентство всегда подскажет, как формируется бюджет свадьбы с учётом ваших возможностей и в каком соотношении лучше распределить траты.

Что должно быть прописано в договоре с агентством?

Договор со свадебным агентством должен в полной мере описывать предмет сотрудничества, а именно услуги по организации мероприятия. Уделите пристальное внимание обязанностям обеих сторон, условиям отмены и переноса мероприятия, форс-мажорным обстоятельствам. Гонорар агентства также должен быть прописан в договоре. Как правило, на каждом этапе согласования и оплаты тех или иных позиций свадьбы оформляются приложения к договору.

От чего зависит, как рассчитывается и когда оплачивается гонорар агентства?

Есть два самых распространённых варианта оплаты услуг организатора: агентский процент и фиксированный гонорар.

В первом случае вознаграждение в среднем составляет от 8 до 15% от всего бюджета свадьбы и устанавливается самим агентством.

Весь бюджет подразумевает всё, что готовит и координирует агентство. Это аренда площадки, меню, алкоголь, торт, фото и видео, шоу-программа, техническое оснащение, декор, трансферы... Как правило, в общую сумму не входят только кольца и образы жениха/невесты.

В случае с камерными свадьбами или свадьбами в будни некоторые агентства предлагают более лояльные расценки на свою работу, это обсуждается в индивидуальном порядке.

Фиксированный гонорар также зависит от свадебного бюджета.

Мы с удовольствием делаем камерные свадьбы на 25-30 человек, но всегда оговариваем, что для картинки, соответствующей уровню работ из нашего портфолио, необходим бюджет не менее миллиона рублей. За свадьбы с меньшим бюджетом мы не берёмся в силу того, что не сможем организовать и провести мероприятие на достойном уровне, что для нас непозволительно.

На стадии заключения договора пара вносит аванс как подтверждение брони на дату их свадьбы и закрепление договоренностей.

Мы разделили оплату на три части: небольшой аванс в размере 30 000 рублей на день заключения договора, 70% гонорара за неделю до свадьбы, так как вся основная часть подготовительных работ к этому моменту завершена, и оставшиеся 30% можно внести на самой свадьбе или на следующий день. Мы находим комфортные условия сотрудничества и оплаты услуг для каждой пары.

Вы занимаетесь только организацией свадеб «под ключ» или оказываете также отдельные услуги?

Студия Ольги Купцовой занимается исключительно комплексной организацией свадеб и не оказывает отдельные услуги. Также мы не берёмся только за координацию свадебного дня, для нас важно быть в процессе подготовки с первых минут и вплоть до разрезания торта и залпов фейерверка. Мы несём ответственность за всех специалистов и партнёров. В случае с координацией как отдельной услугой приходится работать с тем, что есть. Нам же важна максимальная вовлечённость в подготовку и реализацию свадьбы, поэтому это не наш формат.

Возможно ли полностью организовать свадьбу дистанционно? Есть ли у вас подобный опыт?

Это возможно, и вот один из примеров. Невеста во время подготовки к свадьбе находилась в Италии, мы подбирали и презентовали всё, от площадки до деталей декора, дистанционно. Невеста прилетела в Москву за полторы недели до свадьбы, мы встретились на утверждённой площадке, обсудили на месте дизайн-проект свадьбы, познакомили девушку с ведущим и были полностью готовы ко дню Х. Жениха мы впервые увидели только в день свадьбы.

Так же мы готовимся к свадьбам за рубежом. Сперва удалённо выбираем площадку и партнёров на мероприятие, презентуем концепцию паре. Далее следует как минимум одна поездка в место проведения свадьбы для инспекции площадки, встреч со всеми специалистами и личного знакомства с женихом и невестой. В век компьютерных технологий, глобализации и прекрасно работающей везде мобильной связи существует масса способов общаться с людьми и решать любые вопросы без личных встреч.

Подведём итог. Если вы хотите поручить организацию своего праздника свадебному агентству, сначала внимательно изучите портфолио и отзывы о его работе, обратите внимание на ценовой диапазон организованных мероприятий, заключите договор, в котором пропишите все важные для вас моменты. Но самое главное – ищите организатора, с которым вам будет комфортно и легко в общении, чей стиль вам близок и чьему вкусу вы на 100% доверяете. Именно в этом, по нашему мнению, и кроется секрет самых красивых и душевных свадеб!